Descripción

El servicio de Admisión y Documentación Clínica, junto con las Unidades Administrativas de los centros de salud, es el lugar donde el ciudadano establece el primer contacto con el servicio sanitario.

Dada la creciente complejidad de las organizaciones hospitalarias, se vio la necesidad de organizar estructuras que faciliten la ordenación y coordinación de las actividades sanitarias. A día de hoy, el Servicio de Admisión y Documentación Clínica constituye esta estructura de apoyo en los hospitales con el fin de ser una unidad de referencia para favorecer la relación entre pacientes y profesionales en cada momento, facilitar el acceso del paciente a las prestaciones sanitarias, atender sus demandas administrativas y colaborar en el cumplimiento de los derechos de los pacientes en materia de información y documentación clínica.

El Servicio de Admisión y Documentación Clínica es un servicio central, no asistencial, dependiente de la Gerencia e integrado por un equipo multidisciplinar de profesionales sanitarios y no sanitarios.

El servicio está integrado por distintas áreas con funciones específicas y en diferentes ubicaciones:

Cuenta con un área de Gestión de Pacientes de la que dependen Admisión central, situada en la planta cero del edificio antiguo y dedicada a la gestión de ingresos, traslados entre unidades y gestión de altas, así como de traslados programados a otros centros, la gestión de la lista de espera médica y quirúrgica para ingresos programados, procedimientos y tratamientos y también para la derivación de pacientes a hospitales quirúrgicos de apoyo. Finalmente, esta área se ocupa de la gestión de camas del hospital y tramita las solicitudes de atención de pacientes en otros centros sanitarios tanto de Castilla-La Mancha como en otras Comunidades Autónomas.

Por otra parte, dentro del área de Gestión de Pacientes se incluye la Admisión de Urgencias, situada en la zona de urgencias en la planta cero del hospital nuevo y que realiza el registro de pacientes que acuden a Urgencias, emitiendo pulseras identificativas y justificantes de asistencia, y tramitan las solicitudes de ambulancias en el servicio de Urgencias. 

En tercer lugar, Admisión de Consultas Externas se sitúa en la planta -1 y 2 del edificio antiguo del hospital y también en la planta cero del edificio de la calle Ferial. Da un servicio de información y citación telefónica para determinados servicios hospitalarios, gestionan la modificación y anulación de citas en servicios hospitalarios y también se ocupa del diseño, creación, mantenimiento, modificación y bloqueo de las agendas de consultas y pruebas diagnósticas de todos los servicios del hospital.

Finalmente, cuenta con un servicio de Admisión de los Hospitales de Día, ubicada en cada una de la Unidades, que gestiona el ingreso de pacientes en el Hospital de Día Médico y de pacientes en el Hospital de Día de Cirugía Mayor Ambulatoria. Del mismo modo, incluye las Secretarías de los servicios asistenciales que se ubican en cada uno de los servicios para darles asistencia administrativa, realizar censos, gestionar preoperatorio, planificación y programación quirúrgica y gestionar propuestas de canalización o solicitudes de transporte sanitario.

De otro lado, el servicio de Admisión cuenta con un departamento de Gestión de Documentación Clínica. Dispone para ello de un Archivo situado en la planta -1 del hospital antiguo para la gestión y organización de los archivos de Documentación e Historias Clínicas y la digitalización de documentos, y también dispone de un servicio de Documentación Clínica en la planta cero del edificio antiguo para la tramitación y preparación de las solicitudes de documentación clínica.

Por otra parte, en la planta 2 cuenta con una Unidad de Codificación para la realización y control de calidad de la codificación clínica.

En tercer lugar, cuenta con un departamento de Gestión de la Información con una unidad de Información Asistencial ubicada en la planta 2 del edificio antiguo y que se ocupa del diseño y explotación de los sistemas de información asistencial de las diferentes Unidades del Servicio, explota los datos hospitalarios y elabora el SIAE, CMBD y Cuadros de Mando.

Para finalizar, el servicio de Admisión tiene entre sus competencias la Gestión de Prestaciones, contando con una unidad de Prestaciones en la planta 2 del edificio de la calle Ferial que se encarga de gestionar prestaciones ortoprotésicas, bucodentales, desplazamientos y manutención y asistencia sanitaria transfronteriza.